Política de Privacidad

Última actualización: 11 de mayo de 2026

En VAUCAI 2025, S.L.U. (en adelante, «Vaucai») consideramos la protección de los datos personales un pilar esencial de nuestro servicio. Esta Política de Privacidad informa, con claridad y transparencia, sobre cómo tratamos los datos personales de quienes utilizan nuestro sitio web vaucai.com y los servicios ofrecidos a través del mismo, conforme al Reglamento (UE) 2016/679, General de Protección de Datos (en adelante, «RGPD»), a la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (en adelante, «LOPDGDD»), y al Reglamento (UE) 2024/1689 sobre inteligencia artificial (en adelante, «Reglamento de IA»).

1. Responsable del tratamiento

Identidad: VAUCAI 2025, S.L.U.
NIF: B-24846222
Domicilio: Calle Juan de Mata Carriazo, 4, 41018 Sevilla, España
Datos registrales: Inscrita en el Registro Mercantil de Sevilla, hoja SE-151921, inscripción 1ª (IRUS 1000462130552).
Correo electrónico: administracion@vaucai.com

2. Delegado de Protección de Datos

Vaucai ha valorado, conforme al artículo 37 del RGPD, la necesidad de designar un Delegado de Protección de Datos y, atendiendo al volumen actual de tratamiento, la naturaleza de los datos procesados y la dimensión de la organización, no se encuentra obligada a su nombramiento. No obstante, Vaucai ha designado un punto único de contacto en materia de protección de datos al que el interesado puede dirigir cualquier consulta o ejercicio de derechos: administracion@vaucai.com.

Vaucai revisará periódicamente esta valoración y procederá al nombramiento de un Delegado de Protección de Datos en el momento en que las circunstancias del tratamiento así lo exijan.

3. Cómo se presta el servicio: información esencial sobre Telegram

El servicio de Vaucai se presta exclusivamente a través de la plataforma de mensajería Telegram, mediante el bot oficial @vaucaibot. Para utilizar el servicio, el Usuario debe disponer de una cuenta propia de Telegram e iniciar una conversación con dicho bot.

En consecuencia, los mensajes y archivos que el Usuario envía al asistente, así como las respuestas generadas por este, transitan necesariamente por la infraestructura de Telegram FZ-LLC, prestador del servicio de mensajería con sede en Emiratos Árabes Unidos. El uso de Telegram se rige por los términos y la política de privacidad propios de dicho prestador, que el Usuario acepta directamente con Telegram al disponer de cuenta en su plataforma. Vaucai no controla la infraestructura de Telegram ni puede garantizar el nivel de protección que dicho prestador aplica a las comunicaciones que circulan por sus sistemas con anterioridad a su recepción por Vaucai.

Una vez que los mensajes son recibidos por la infraestructura de Vaucai a través de la API oficial de Telegram, su tratamiento se rige por la presente Política de Privacidad.

El uso del servicio implica el consentimiento expreso del Usuario para que sus comunicaciones transiten por la infraestructura de Telegram, conforme a lo previsto en el artículo 49.1.a) del RGPD para transferencias internacionales de datos.

4. Datos que tratamos

Dependiendo de la interacción del Usuario con el servicio, Vaucai trata las siguientes categorías de datos personales:

• Datos identificativos de Telegram: identificador único de usuario de Telegram, nombre y apellido o alias declarado en la cuenta de Telegram, nombre de usuario (@username) si lo hubiere, idioma configurado.
• Datos de cuenta y suscripción: correo electrónico, datos necesarios para la facturación y el cobro de la suscripción.
• Datos de pago: procesados directamente por Stripe Payments Europe, Ltd. en sus propios sistemas, sin que Vaucai almacene datos bancarios ni de tarjeta.
• Contenido de las conversaciones: mensajes, archivos, imágenes, audios y cualquier otro contenido que el Usuario remita al asistente, así como las respuestas generadas por este.
• Memoria persistente del asistente: información que el asistente almacena para personalizar futuras interacciones (preferencias, hechos relevantes sobre el Usuario, configuración del asistente). El Usuario puede consultar y borrar esta memoria en cualquier momento.
• Datos técnicos: dirección IP de origen de las peticiones, marcas temporales, identificadores de sesión, registros (logs) de uso del servicio.
• Datos derivados de integraciones opcionales: cuando el Usuario decide conectar servicios externos de terceros (Gmail, Google Calendar, Microsoft Outlook y demás servicios de Microsoft 365, Notion y otros que se incorporen progresivamente), Vaucai trata los datos necesarios para prestar la integración solicitada, exclusivamente bajo el consentimiento expreso, granular y revocable del Usuario.

5. Finalidades del tratamiento

Vaucai trata los datos personales del Usuario para las siguientes finalidades:

• Permitir el alta, autenticación y mantenimiento de la cuenta del Usuario.
• Prestar el servicio contratado: configuración del asistente personalizado, procesamiento de las conversaciones, generación de respuestas y mantenimiento de la memoria persistente.
• Ejecutar las integraciones con servicios de terceros que el Usuario haya autorizado expresamente.
• Gestionar el cobro de las suscripciones y emitir la facturación correspondiente.
• Comunicar al Usuario incidencias técnicas, cambios sustanciales del servicio, avisos de seguridad y actualizaciones de los presentes textos legales.
• Atender consultas, solicitudes, reclamaciones y ejercicio de derechos.
• Cumplir las obligaciones legales aplicables (fiscales, contables, mercantiles, de prevención del fraude).
• Prevenir usos abusivos, fraudulentos o contrarios a los Términos del servicio, y proteger la seguridad técnica de la plataforma.
• Enviar comunicaciones comerciales sobre servicios propios análogos a los contratados, conforme al artículo 21.2 de la LSSI-CE, salvo oposición expresa del Usuario.
• Mejorar el servicio mediante análisis estadísticos basados en datos agregados y, siempre que sea posible, anonimizados.

6. Base legal del tratamiento

Las bases jurídicas que legitiman cada tratamiento son:

• Ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD): prestación del servicio, gestión de la cuenta, cobro de suscripciones y comunicaciones operativas asociadas al servicio contratado.
• Cumplimiento de obligaciones legales (art. 6.1.c RGPD): conservación de información fiscal, contable y mercantil, así como atención de requerimientos de autoridades competentes.
• Consentimiento expreso (art. 6.1.a RGPD): uso del bot @vaucaibot a través de la infraestructura de Telegram con tránsito de datos a Emiratos Árabes Unidos (art. 49.1.a RGPD); conexión con servicios externos opcionales (Gmail, Google Calendar, Microsoft Outlook y demás servicios de Microsoft 365, Notion y otras integraciones); envío de comunicaciones comerciales no derivadas de relación contractual previa; y uso de cookies no esenciales en el sitio web vaucai.com.
• Interés legítimo (art. 6.1.f RGPD): prevención del fraude y los usos abusivos, garantía de la seguridad técnica del servicio y mejora del mismo mediante análisis estadísticos agregados, previa ponderación con los derechos y libertades del Usuario.

El Usuario podrá retirar el consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento previo a su retirada. La retirada del consentimiento al uso de Telegram supondrá, dada la naturaleza del servicio, la imposibilidad de continuar prestando el mismo.

7. Tratamiento mediante inteligencia artificial: información específica

Conforme al artículo 13.2.f del RGPD y al artículo 50 del Reglamento de IA, se informa expresamente al Usuario de lo siguiente:

Naturaleza automatizada del servicio. El asistente de Vaucai genera todas sus respuestas mediante sistemas de inteligencia artificial generativa basados en grandes modelos de lenguaje (en particular, los modelos Claude proporcionados por Anthropic PBC). El Usuario interactúa, por tanto, con un sistema automatizado y no con una persona física.

Lógica del tratamiento. El asistente procesa el contenido de los mensajes del Usuario y, en su caso, la memoria persistente asociada a su cuenta, para generar respuestas contextualmente relevantes. La generación de respuestas tiene naturaleza probabilística y no determinista; respuestas idénticas no están garantizadas para entradas idénticas.

Datos enviados al proveedor del modelo. Para generar cada respuesta, Vaucai transmite a Anthropic PBC el contenido necesario de la conversación. Conforme a los términos comerciales suscritos con Anthropic, dicho contenido se utiliza exclusivamente para generar la respuesta solicitada y no se emplea para entrenar, reentrenar ni mejorar los modelos de Anthropic.

Otros modelos de inteligencia artificial utilizados. Asimismo, Vaucai utiliza modelos de OpenAI, L.L.C. para: (i) la generación de representaciones vectoriales (embeddings) que sustentan la memoria semántica del asistente; (ii) la transcripción de mensajes de audio mediante el modelo Whisper; (iii) la generación de imágenes solicitadas por el Usuario (modelo gpt-image-1); y (iv) determinadas tareas conversacionales y de clasificación (familia de modelos GPT-4.1) cuando el sistema de enrutamiento interno determina que la consulta no requiere un modelo de mayor capacidad. Conforme a los términos contratados con OpenAI a través de su API empresarial, dichos datos no se emplean para entrenar ni mejorar los modelos del proveedor.

Vaucai no entrena modelos propios con los datos personales, mensajes, archivos ni memoria de los Usuarios. Tampoco cede dichos datos a terceros para el entrenamiento de sus modelos.

Decisiones automatizadas con efectos jurídicos significativos. El servicio de Vaucai no adopta decisiones individuales automatizadas, en el sentido del artículo 22 del RGPD, que produzcan efectos jurídicos en el Usuario o le afecten significativamente de modo similar. Las respuestas del asistente tienen carácter informativo y de apoyo, y la decisión final sobre cualquier acción derivada de las mismas corresponde siempre al Usuario.

Limitaciones inherentes. El Usuario reconoce que las respuestas generadas pueden contener inexactitudes, omisiones o resultados imprevistos. Vaucai recomienda verificar la información obtenida antes de adoptar decisiones basadas en ella, especialmente en contextos sensibles (jurídicos, médicos, financieros o de seguridad).

8. Datos de Google Workspace y Política de Uso Limitado

Cuando el Usuario conecta voluntariamente sus servicios de Google Workspace (Gmail y Google Calendar) al asistente Vaucai, son de aplicación, además de las cláusulas generales de esta Política de Privacidad, las garantías específicas previstas por la Política de Datos de Usuario de los Servicios API de Google, incluidos sus requisitos de Uso Limitado (Limited Use).

8.1. Cláusula de Uso Limitado (Limited Use)

El uso por parte de Vaucai de la información recibida desde las APIs de Google Workspace se ajustará a la Política de Datos de Usuario de los Servicios API de Google, incluidos los requisitos de uso limitado. En particular, Vaucai declara expresamente que:

• Los datos de Gmail y Google Calendar a los que el Usuario ha autorizado acceso se utilizan únicamente para proveer o mejorar las funcionalidades visibles para el Usuario dentro del asistente Vaucai (lectura, gestión y envío de correo, gestión del calendario, briefings de reuniones, recordatorios y automatizaciones que el propio Usuario configure).
• Vaucai no transfiere dichos datos a terceros, salvo (i) cuando sea necesario para proveer o mejorar dichas funcionalidades visibles para el Usuario, (ii) por consentimiento explícito y específico del Usuario, o (iii) por imperativo legal o judicial.
• Vaucai no utiliza los datos de Google Workspace para servir, dirigir, segmentar o adaptar publicidad, propia ni de terceros.
• Los datos de Google Workspace no son leídos por personas físicas, salvo (i) consentimiento explícito y específico del Usuario para casos concretos, (ii) cuando sea estrictamente necesario para prestar soporte a una incidencia notificada por el Usuario, (iii) por motivos de seguridad (investigación de abusos, vulnerabilidades o ataques), o (iv) por obligación legal.

8.2. Permisos (scopes) solicitados a Google y finalidad de uso

Vaucai solicita al Usuario, mediante el flujo OAuth oficial de Google y bajo consentimiento expreso, granular y revocable, los siguientes permisos:

Vaucai aplica el principio de mínimo privilegio: solicita exclusivamente los permisos necesarios para las funcionalidades activas en el producto, evitando deliberadamente permisos más amplios. En particular, Vaucai no solicita acceso a Google Drive, Google Contacts, Google Tasks, Google Docs, Google Sheets ni Google Slides. El Usuario puede revocar en cualquier momento estos permisos, ya sea desde su panel de cuenta de Google o solicitando la baja de la integración a través del propio bot.

8.3. No utilización de datos de Google Workspace para entrenamiento de IA

Conforme a los requisitos de la Política de Uso Limitado de Google y a las propias garantías técnicas y contractuales de Vaucai:

• Los datos personales obtenidos a través de las APIs de Google Workspace (Gmail, Google Calendar) no se utilizan para desarrollar, mejorar ni entrenar modelos de inteligencia artificial generalistas, ni propios de Vaucai ni de terceros.
• Cuando estos datos son procesados por modelos de lenguaje (Claude, de Anthropic PBC; familia GPT-4.1 y modelos auxiliares de OpenAI L.L.C.) para generar la respuesta del asistente al Usuario, dicho procesamiento se realiza exclusivamente en tiempo real para atender la solicitud del Usuario; los proveedores no retienen dichos datos para entrenamiento, conforme a los términos comerciales suscritos con cada uno (cero retención de datos en el caso de Anthropic vía API; opt-out de entrenamiento por defecto en la API empresarial de OpenAI).
• Vaucai no utiliza los datos de Google Workspace para construir perfiles de marketing, segmentación publicitaria, análisis de comportamiento ajeno al servicio, ni ningún otro tratamiento ajeno a las funcionalidades visibles para el Usuario.

8.4. Conservación, eliminación y revocación de los datos de Google Workspace

Vaucai únicamente conserva los datos de Google Workspace estrictamente necesarios para prestar las funcionalidades activas del asistente (por ejemplo, identificadores de mensaje y de evento, metadatos mínimos de hilos de seguimiento, identificadores de cuenta y tokens cifrados de refresco). Estos datos:

• Se almacenan cifrados en reposo y en tránsito, en la infraestructura de Vaucai dentro de la Unión Europea.
• Se eliminan automáticamente cuando el Usuario revoca el consentimiento OAuth desde su cuenta de Google, desconecta la integración desde el propio bot, o solicita la baja de la cuenta (en un plazo máximo de 30 días desde la baja, salvo obligación legal de conservación).
• Pueden eliminarse de forma directa por el propio Usuario mediante el comando /borrar-cuenta en el bot (que ejecuta también el cierre limpio de los watch channels de Gmail asociados a la cuenta).

El cumplimiento por parte de Vaucai de los requisitos descritos en esta cláusula es susceptible de evaluación periódica por terceros independientes (assessors aprobados por Google) en el marco del programa Cloud Application Security Assessment (CASA), conforme a los plazos y condiciones establecidos por Google para las aplicaciones que utilizan permisos restringidos de Google Workspace.

9. Plazos de conservación

10. Destinatarios y encargados del tratamiento

Para la prestación del servicio, Vaucai comunica datos personales a los siguientes proveedores tecnológicos, que actúan como encargados del tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD. Vaucai mantiene o suscribirá con cada uno de ellos los correspondientes acuerdos de encargo del tratamiento:

Vaucai podrá incorporar nuevos encargados del tratamiento cuando resulte necesario para la prestación del servicio. La relación actualizada estará disponible en esta Política de Privacidad. Los Usuarios con la condición de profesionales o empresas (clientes B2B) podrán solicitar a través de administracion@vaucai.com información detallada sobre los acuerdos suscritos con los encargados.

11. Transferencias internacionales

Las transferencias de datos personales a destinatarios ubicados fuera del Espacio Económico Europeo se realizan con base en alguna de las siguientes garantías previstas en el Capítulo V del RGPD:

• Decisión de adecuación de la Comisión Europea, cuando exista respecto del país de destino.
• Certificación del destinatario en el marco EU–US Data Privacy Framework, en el caso de proveedores estadounidenses adheridos al mismo.
• Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea (Decisión de Ejecución (UE) 2021/914).
• Consentimiento expreso del Usuario tras información de los riesgos, en el supuesto específico previsto en la cláusula 3 (uso de Telegram), conforme al artículo 49.1.a del RGPD.

El Usuario podrá solicitar copia o referencia de las garantías aplicadas escribiendo a administracion@vaucai.com.

12. Derechos del interesado

Conforme al RGPD y la LOPDGDD, el Usuario tiene reconocidos los siguientes derechos:

• Acceso: conocer qué datos personales trata Vaucai y obtener una copia.
• Rectificación: corregir datos inexactos o incompletos.
• Supresión («derecho al olvido»): solicitar la eliminación de los datos cuando ya no sean necesarios, se haya retirado el consentimiento o concurra cualquier otro supuesto del artículo 17 del RGPD.
• Oposición: oponerse al tratamiento por motivos relacionados con su situación particular, en particular respecto del tratamiento basado en interés legítimo y de las comunicaciones comerciales.
• Limitación del tratamiento: solicitar la suspensión del tratamiento en los supuestos previstos en el artículo 18 del RGPD.
• Portabilidad: recibir los datos en formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, o solicitar su transmisión directa a otro responsable, cuando técnicamente sea posible.
• No ser objeto de decisiones automatizadas con efectos significativos (art. 22 RGPD), conforme a lo indicado en la cláusula 7.
• Retirada del consentimiento en cualquier momento, sin efecto retroactivo.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, el Usuario puede escribir a administracion@vaucai.com indicando el derecho que desea ejercer y aportando la información necesaria para identificarle. Vaucai únicamente solicitará documentos acreditativos de identidad cuando existan dudas razonables sobre la identidad del solicitante, conforme al artículo 12.6 del RGPD.

Adicionalmente, el Usuario puede ejercer los derechos de supresión y portabilidad de forma directa en el propio bot mediante los comandos /borrar-cuenta (que elimina la cuenta y los datos asociados, previa doble confirmación) y /exportar-datos (que devuelve un archivo con los datos personales en formato estructurado).

Vaucai responderá a las solicitudes en el plazo máximo de un mes desde su recepción, ampliable a dos meses adicionales en supuestos de especial complejidad, previa notificación al Usuario.

Si el Usuario considera que el tratamiento de sus datos personales no se ajusta a la normativa vigente, tiene derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es, calle Jorge Juan, 6, 28001 Madrid).

13. Medidas de seguridad

Vaucai ha adoptado las medidas técnicas y organizativas apropiadas, conforme al artículo 32 del RGPD, para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, incluyendo, entre otras:

• Cifrado de los datos en tránsito mediante TLS.
• Cifrado en reposo de la información sensible.
• Aislamiento lógico de los datos por cuenta de Usuario.
• Control de accesos basado en roles y principio de mínimo privilegio.
• Autenticación reforzada para el acceso administrativo.
• Copias de seguridad periódicas y versionadas, con restauración probada.
• Monitorización continua de la infraestructura y registro de eventos de seguridad.
• Formación del personal con acceso a datos personales en materia de protección de datos y seguridad.

Vaucai revisa y actualiza periódicamente estas medidas en función de la evolución del estado de la técnica y de los riesgos identificados.

14. Notificación de violaciones de seguridad

En caso de producirse una violación de la seguridad de los datos personales que entrañe un riesgo para los derechos y libertades del Usuario, Vaucai la notificará a la Agencia Española de Protección de Datos sin dilación indebida y, a más tardar, en el plazo de 72 horas desde su conocimiento, conforme al artículo 33 del RGPD. Cuando la violación entrañe un alto riesgo, Vaucai informará igualmente al Usuario afectado, de conformidad con el artículo 34 del RGPD.

15. Cookies y tecnologías similares

El sitio web vaucai.com utiliza cookies y tecnologías similares, cuyo uso se rige por la Política de Cookies, donde se detalla la tipología, finalidad, duración y mecanismo de gestión del consentimiento.

16. Menores de edad

El servicio de Vaucai está dirigido exclusivamente a personas mayores de 18 años. Vaucai no recaba ni trata conscientemente datos personales de menores de edad. Si Vaucai tuviera conocimiento de que un menor ha facilitado datos a través del servicio, procederá a su eliminación inmediata.

Si el Usuario, padre, madre, tutor o tutora detecta que un menor ha facilitado datos personales sin el consentimiento correspondiente, puede comunicarlo a administracion@vaucai.com para su eliminación.

17. Modificaciones

Vaucai podrá modificar esta Política de Privacidad para adaptarla a cambios normativos, jurisprudenciales, técnicos o en la prestación del servicio. Las modificaciones serán comunicadas a los Usuarios registrados mediante mensaje a través del bot @vaucaibot, correo electrónico o aviso destacado en el sitio web, con antelación razonable a su entrada en vigor.

Se recomienda al Usuario revisar periódicamente esta página y atender la fecha de «Última actualización» indicada al inicio.